あまりに色々解決策がありすぎて一概には言えないなぁ。
その面倒をコストに換算して、どの程度の無駄が生じているか算出して味噌。
その金額が十二分に大きいなら業務系ソフトハウスに持ち込むのが一番簡単。
#まぁ、アクセスでもエクセルでもいいから自分でマクロ組めば随分違うだろうけどね。