難しく考え過ぎじゃマイカン？
人数がいると幹事(仕切り)が必要だろうが書き込み見る限り４〜５人ってとこじゃ？
それくらいなら前日までに人数確認と時間・場所の確定、当日に目印(服装やアイテム)書き込みでいいじゃん。