デモ当日は何かとバタバタし、普段の冷静さを保てないこともあるかもしれません。
そこで、パイロットが使用しているような「チェックリスト」を作られてはいかがでしょうか？

例えば･･･

①　出発3時間前に行うこと

②　出発2時間前に行うこと

③　出発1時間前に行うこと

④　出発30分前に行うこと

⑤　出発直前に行うこと

そうすれば運営さんも、当日の段取りを頭から切り離せるため
自分の作業に集中できるのではないかと。ミスも少なくなると思います。

人間もパソコンと同じで、使用メモリが限界を超えるとフリーズしますからね。