そういう日時の決め方も意見があれば反省会に参加とか、公式にメール送るといいですよ
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あくまで俺個人の意見で、早く日時を決めないと、許可が取れなくなるので
みんなの意見を出来るだけ反映させるアイデアがあればいいですよね