今一番懸案しているのが「準備オフをどこでやるか」「誰がいつ取るのか」です
で、質問

　・準備オフと前日オフは別？同じ？
　・準備オフ/前日オスの会場規模はどのくらいを想定していますか？
　・準備オフをやるとしたらいつですか？前日？その前？昼？夜？何時間くらい？

場所を取るのは早めにしないといけないので、もし17日開催なら最優先課題だと思います
また準備オフを来週末にするなら、もう今日明日にもでも取らないと間に合わないかと