人数把握の件は、許可、というよりは、
運営に話を通す必要はあると思うので、後で運営の方がこちらにみえられたときに
話してみてはいかがでしょう？

カチカチ隊もエコキャップも、どちらも有効な手段だと思います。

ただ最終的には全体のコンセンサスがとれた上でないとできないこと
（例えばカチカチでやるなら、先に隊長が提案して下さった「４」「５」の項目に関わる部分での撮影班の協力を仰ぐ）
（エコキャップなら参加者に当日キャップを持参して貰う告知）
があるので、やはり運営との話し合い・連携は不可避だと思います。