普通は

板民他が「●●日がいいんじゃね？』｢●日がいいかもよ」「●●日賛成」と
いろーんな意見が出ます
↓
主催者が決まった後「●●日という意見が多かったよ」「●日も」と伝えます
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色々な意見の中から主催者が申請する日数など諸々計算したり、運営スタッフと様々な事を考慮して日時を決めます
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許可が取れ実行日が確定し、公式発表されたらスレタイに日時が入ります

〜★今は主催者も運営グループも居ません★〜