人数カウントの方法ですが、
運営は人数カウント用の投票箱を20個ぐらい作り、
参加者は自宅を出る前に1cm×1cmの紙切れを作りもっていく。
終了時に参加者はその紙の切れ端を運営の箱に投下。
運営は帰ってから箱を開封して紙切れの数をカウントするってのはどうでしょう？？
それだと運営側で比較的正確に公式人数が確認できるでしょう。