とりあえず事前ミーティングであれ人を集めたいのなら、
集合場所やら目的、集合時間なんかをわかりやすく書いたらどうだ？

参加したいって声があってもそれの受け皿がしっかりしてないとダメだろ。
幹事は初めてかもしらんが責任もって誘導しろ。