ゆるゆる集団の流れを作るという方向での提案：

できれば　名古屋-長野-コ来日　と参加した人などを中心に、
ゆるゆる集団用テンプレートWiki（管理制限タイプ）みたいなのを用意したらどうでしょうか？

例えば今回の長野に限っても相乗りや寄贈品など、情報が交錯したり、
直前になってからあーだこーだともめたりして、右だ左だともめたりして、
まとめの人や積極的協力者（語弊があるけど今回でいう案内役やまとめ役）に負担が大きくかかったと思います。
その他まあ適当に役立ちそうな情報を押さえて、苦労したことに関する経験を継承していけば、
まとめとしての名乗り上げもやりやすいでしょうし、参加に対する不安感も薄れると思うのですがどうでしょうか？

あくまでも「ゆるゆる集団」という団体を立ち上げるわけじゃなくて、
今回のようなことをやる場合の過去の事例を集積しておくということです。
ゆるゆる集団の是非はともかく、芽を摘むのは少し惜しいかなって。
ただそうしたポータル的なものができることで、客観的には普通の団体に見えるというデメリットは否定しません。
そこらへんもちょっと自分詳しくないのです……。

幹事っぽい人だった雪の立場からすると、
手探りしなければいけない点が多くて、時間が有り余っている立場じゃないと正直きつかったと思うゆえ、
幸いメジャーなイベントだったためか協力してくれる人が多かったのでなんとか実現できたといっても過言ではないかと思います。
悲観的なことを言うと、こういうイベントの多発は結構苦しい面もあるんじゃないかと。意気込みなどにもよるでしょうが。
これがもしよりマイナーなイベントや僻地の場合は、周囲にそこまで多くを期待することができないんじゃないかと思い、
そのために活動の中断を余儀なくされるくらいなら、ある程度幹事っぽい人テンプレートみたいなものがあってもいいかなと思いました。

雪視点での発言なので、「いる」「いらね」「むしろこうした方がいい」などの意見がありましたら、一報ください。
またコ来日のときにそんなこともちょっと考えてもらえると嬉しいかと。
あっても困らない的な流れがありましたら、またフォーラムでも用意しまして。