幹事さんが大変そうなのでアドバイス

1.参加募集の前にまず日時を決めちゃうといいです。
募集を募ってから日時決めをするとまず希望が一致しないので
逆に調整が難しくなる。

2.出来れば締切は設定しない方が良いです。
予定が変わって急に行ける人達の為に受け皿は残しておく。

まずはテンプレを作りましょう
【日時】○月○日
＊集合場所はヲチ対策も兼ねてメールのみの通達にしましょう
【場所】千葉の居酒屋　○時から○時間位
＊お店の特定が嫌ならこれもメール回しがいいでしょう、
特に店バレでも構わない場合は遅れ参加者アシスト用に
お店のリンク等張るといいかも
【予算】○○円位
【連絡先】○○@○○
【備考】○○

幹事がしっかりしてないと参加者も不安になりますので（特にオフ初参加の方は）こんな感じで柱を決めちゃいましょう。

私は男なので参加出来ませんが
同県民として良いオフが開催されるのを心より願ってます。