幹事は一人って考えはどうなの？
去年の幹事がヘトヘトになるまで疲れていたなら、いくら幹事以外が自主的に頑張っていてもきつくない？
それだったら、幹事を数名にすべきかと。
↑で幹事が多いと混乱するならせめて２人にするとか（役割分散）

１１月末か１２月上旬に顔合わせとかしないと参加者が間に合わない可能性もあるかも。