外野からですが。

まぁもちつこう
とりあえずなんとかしなければいけないことは、申請書がない状態で明日どうするのかですよ。
みなさんそれぞれの生活のなかからいくばくかの努力や時間を割いて明日に備えてるわけですから、まずそちらを大事にして下さい。
これをいいきっかけとして会議や勉強会にするもよし、とりあえず集まってそれから考えるもよし、なんとかなるようにみんなで祈るもよし（ほんの一例ですが）
前向きなのがいいとは思います。

まー関係者からの説明とかってのもまー急務ですが、オフって原則自己責任だからなー
あとに引きずらないよう、どこかの企業のような対応wでなければそれでいいかと。

あわてず冷静にまず目の前のことからうまく解決されますように。