＞・参加者制限は必要なのか　前のようにたくさん集まっていいのか
＞それとも代表者と関係者＋有志のみで連絡をして決行したほうが
＞いいのか

ハア？何言ってんの？大規模オフなんだから、参加者制限なんかする必要ないだろ？
内輪でやるような活動にするんだったら、知り合い同士でメーリングリストでも作って勝手にやれよ。