ビラもだけど、責任者＆申請者のも考えなきゃバタバタしちゃうよ
一つの案として
第○週の土日は、○○がビラ配りの責任者で、○○が印刷の責任者……って感じて決めておく
その責任者が、予定がある場合は予め報告しとけば、他の誰かが責任者になるか、ピンチヒッター専門の責任者を作っとく

うゎ、解りにくい上に鬱陶しい感じかも

新聞作るんなら、年表みたいなのも入れたいとｵﾓﾀ