適当だがそれなりに考えたルール例：

●各都道府県代表を決める。
　人数多いところは複数で代表を設けても可（地区別にブロック分けするなど）
●代表は「責任もってノートを次につなげられる」事を公約できる人が立候補する
●代表・回覧・順番・日時などはあらかじめ決めて、まとめサイトで公表する
●当日の目印も、一目で必ずわかるものを、全国共通で用意する
●代表以外の「ひとこと書きたい人」は、その公表された日時集合して書くこと
●一定期間以内でかならず次へ回覧させる。直前の不都合による延期に関しては、
　事故・周囲の不幸事によるものなどを除いては禁止

メールリンクは参加人数考えると無意味なので、廃止の方向で。
まとめサイト＋したらばで地区・ブロック別スレットがあれば十分。