ひとつ提案なんですが
場所を借りている時間は数時間のみと限られているので
場所があるうちは稽古に当てて、話しあいはその後のファミレス等でしませんか？
年度末に本番だとしたらもう練習の期間が差し迫っています

あともう一件
役者の方、今度の集まりにはどうぞ動きやすくて汚れてもかまわない服を持ってきてください
普通の普段着だと何かとやりにくいです