>費用がかかる物だとまとめて用意できないので、万が一当日忘れた方がいると、
>参加出来なくなってしまうかもしれないんですよね。
どうしてまとめて用意が出来ないんだ？
幹事決めてまとめて発注すればいいんじゃないのか？