さっきからずっと考えていたんだが、

開催日の１週間くらいまでに集計人を全国から募集
（全国を１０ブロックに分けて、１ブロック３〜４人くらい→３０〜４０人）して、
当日までにFTPのアドレスとパスを教えておく。
当日は集計人同士でシフトを決めておいて更新していく。

とかダメ？