今初めてこのスレを読みました。

多分出てきてないと思うので指摘いたします。
被っていたらごめんなさい。

ホールレンタルの場合、入場料を取るかどうかでレンタル料が変わることが多いです。
それも、５００円以下−１０００円−３０００円以上などの区分で割増率が変わることもあります。
入場料を取るならどの位の客入りが見込めるのかも考えた上でないといけないし、
前払いするレンタル費用もその分高額になって参加者の負担が重くなることを考慮しましょう。

あと、ホールを午後のみレンタルというのは非現実的です。
このような大規模な目的で利用する場合は午前午後通しでレンタルし、
午前中に舞台の設置を行い、午前〜昼頃に最終リハーサル、そして開演、終演後に舞台の解体
という進行が常識です。