なんか、ごちゃごちゃと神経質に考えすぎてるような気がする・・・
おいら20万動員するイベントを運営したことあるけど、
来場者が500人以下のケースと3000人来た場合を同時想定するとことか、
内容を決めて会場とか、会場を決めて内容とか順序だてて考えてるとことかに、
決定の仕方として物凄い違和感を感じる。

理念･目的、動員数、コンテンツ、会場なんて同時決定しあうもの
（だから順序だてて考えると変なループにはまる。)

その全てがトータルに考えられたプランが
いくつか提示されあって、それをコンペさせて確定する方が定石と思われるが。

『合意』にとらわれすぎないように。
プロデューサーの一存でガンガンやってええよ。