確かに"NTP"とか"時刻合わせ"あたりで検索して出てくる順のが良さそうだね。
テンプレは
http://wiki.nothing.sh/page/NTP/%CC%E4%A4%A4%B9%E7%A4%EF%A4%BB%A5%C6%A5%F3%A5%D7%A5%EC
ここにあるけど・・・問題は誰がどこに送ったかがわからないということでは?
あんまり被ると良い印象は持たれないだろうし、かと言って送付済み/予定の共有は容易ではないと思う。

みんな嘘の申請をしないと信じて、
送るべき一覧をwikiにまとめ、送り次第送信済みに移していくのがいいか?
とにかくまず第一に作業環境を整えないと、みんな手伝ってはくれないだろう。