送り手と受け手が了解しているならWord書類でも何でも
構いませんが、相手の環境が不明なうちはオープンな書式
の方が無難です。
官公庁の申請書類もPDF配付が多いですね。Wordや一太郎も
一部にはありますが、クローズドな書式のファイルは公文書に
使うのは問題があるのでしょう。